Les fases de producció d’un esdeveniment: com garantir l’èxit des de la planificació fins al tancament

Produir un esdeveniment és molt més que muntar-lo

Darrere de cada esdeveniment que surt bé —ja sigui un casament, un concert, un llançament de marca o un festival— hi ha una estructura professional de producció que garanteix que tot funcioni: el so se sent, les llums il·luminen en el moment just, les persones arriben, s’orienten, gaudeixen… i se’n van amb una experiència memorable.

Aquest procés té nom: producció d’esdeveniments. I no es tracta només del dia del muntatge o del que passa a l’escenari. Una producció ben executada comença mesos abans i acaba fins i tot dies després de l’esdeveniment.

Aquest article t’acompanya pas a pas per cada fase: preproducció, producció i postproducció, amb un focus especial en la producció tècnica, una de les claus més invisibles (i més crítiques) per a l’èxit.

Què és la producció d’un esdeveniment?

La producció d’un esdeveniment és el conjunt de processos necessaris per planificar, coordinar, executar i tancar una experiència en viu. Involucra decisions creatives, logístiques, tècniques, humanes, legals i financeres.

Produir un esdeveniment implica molt més que “organitzar-lo”: és convertir una idea en una experiència real, segura i funcional, tant per al públic com per als equips que hi participen.

I per aconseguir-ho amb èxit, es requereix una estructura dividida en tres grans fases:

• Preproducció: planificació i preparació
• Producció: execució i coordinació en temps real
• Postproducció: desmuntatge, avaluació i tancament

Fase 1: Preproducció — On tot comença (i es defineix l’èxit)

La preproducció és l’etapa més llarga i estratègica. Aquí es defineix què es farà, per què, per a qui, com i amb quins recursos.

Què inclou la preproducció?

• Definició d’objectius: Què vol aconseguir l’empresa o l’organitzador?
• Brief creatiu: estil, narrativa, concepte estètic, to de l’esdeveniment
• Pressupost: projecció de costos i marges
• Dates i calendari: cronograma de producció complet
• Cerca de localitzacions: recintes, espais, normatives
• Disseny tècnic: necessitats de so, il·luminació, estructures, audiovisuals
• Selecció de proveïdors i equips tècnics
• Planificació logística: accessos, fluxos, permisos, transport
• Pla de comunicació: per convocar, informar i gestionar el públic
• Prevenció de riscos i assegurances

💡 Una bona preproducció anticipa problemes. Una mala preproducció els descobreix el dia de l’esdeveniment.

Fase 2: Producció — Quan tot pren vida

La producció és l’execució real de l’esdeveniment. No es tracta només del moment de l’espectacle, sinó dels dies (o setmanes) previs de muntatge i assajos, i de la gestió en temps real el mateix dia.

Què ocorre en aquesta fase?

• Muntatge tècnic: estructures, escenaris, so, il·luminació, pantalles, energia
• Decoració i ambientació
• Proves de so i il·luminació
• Assajos tècnics i generals
• Gestió d’equips tècnics i humans
• Coordinació amb artistes, ponents o convidats especials
• Atenció al públic i experiència de l’usuari
• Solució d’imprevistos en temps real
• Control del timing minut a minut

Un esdeveniment professional pot semblar “espontani” a l’espectador. Però darrere hi ha un cronograma cronometrat, un equip de producció atent i decisions tècniques fonamentals perquè tot flueixi.

Fase 3: Postproducció — Tancament tècnic, avaluació i aprenentatge

Un cop acaba l’esdeveniment, comença una fase moltes vegades oblidada: la postproducció. Aquest pas és crucial per tancar amb ordre i millorar de cara al futur.

Què inclou?

• Desmuntatge d’estructures i equips
• Revisió de l’estat dels materials
• Informe tècnic i d’incidències
• Avaluació de proveïdors i resultats
• Enquestes o feedback del públic o client
• Anàlisi d’objectius complerts
• Lliurament de documentació final i materials audiovisuals
• Facturació, pagaments i tancament administratiu

A més d’evitar errors repetits, una bona postproducció deixa tot documentat per a futures edicions de l’esdeveniment.

La importància de la producció tècnica en un esdeveniment

Dins d’aquestes fases, hi ha una àrea que marca la diferència entre un esdeveniment correcte i un de memorable (o un desastre): la producció tècnica.

Què és la producció tècnica?

És l’àrea que s’encarrega de dissenyar, muntar i coordinar tots els recursos físics, elèctrics, sonors, visuals i estructurals de l’esdeveniment. Sovint és invisible per al públic, però sense ella no hi ha espectacle possible.

Què inclou?

• Disseny tècnic de l’espai: disposició d’escenari, grades, passadissos, accessos
• Il·luminació professional: ambient, efectes, visibilitat, seguretat
• So i enginyeria acústica: microfonia, PA, monitors, taules de mescla
• Pantalles i audiovisuals: projeccions, LED, sistemes multimèdia
• Escenografia i estructures: bastides, escenaris Layher, grades, backstages
• Energia i cablejat: generadors, UPS, distribució elèctrica segura
• Protocols de seguretat tècnica

🔌 Una fallada en la producció tècnica pot apagar la música, tallar el discurs o generar un risc real per al públic.

Qui contracta la producció tècnica?

En molts casos, agències, promotors i empreses contracten la producció tècnica com a part d’un servei integral. O bé la deleguen a un proveïdor especialitzat que treballa en coordinació amb l’equip creatiu.

També és comú en casaments, esdeveniments socials i celebracions privades que els organitzadors es recolzin en una empresa tècnica per garantir un resultat professional (fins i tot si és un esdeveniment familiar).

Quins beneficis aporta una bona producció tècnica?

• Evita riscos i fallades inesperades
• Eleva la qualitat percebuda de l’esdeveniment
• Facilita la integració d’artistes, presentadors o equips externs
• Optimitza recursos i temps de muntatge
• Permet oferir experiències sensorials i immersives
• Assegura el compliment normatiu (protecció civil, incendis, accessibilitat)

Quin tipus d’esdeveniments necessiten producció tècnica professional?

✔️ Esdeveniments corporatius o de marca
✔️ Fires i congressos
✔️ Festivals i concerts
✔️ Obres de teatre o espectacles escènics
✔️ Desfilades, showrooms i llançaments
✔️ Casaments, aniversaris i celebracions privades
✔️ Cerimònies institucionals o religioses

No importa si és un esdeveniment íntim o multitudinari: si hi ha so, llums, vídeo, estructures o posada en escena, hi ha producció tècnica.

Què fa un bon proveïdor de producció tècnica?

Un proveïdor tècnic no només lloga equips. Hauria d’oferir:

• Acompanyament des de la preproducció
• Disseny tècnic adaptat a objectius i espai
• Plànols, renders i visualitzacions
• Coordinació amb la resta d’equips
• Muntatge i proves tècniques amb antelació
• Presència durant l’esdeveniment per a gestió d’incidències
• Desmuntatge àgil i sense sorpreses

A més, ha de comptar amb experiència multisectorial, capacitat de resposta i equips homologats i mantinguts correctament.

Producció externa vs. producció interna

Una empresa o agència pot tenir part de l’equip intern (disseny, contingut, protocol), però la majoria subcontracta la producció tècnica per tres raons:

1. Els costos d’infraestructura tècnica propis són elevats
2. L’expertesa requerida és molt específica
3. La coordinació externa permet centrar-se en l’experiència

Com començar: claus per contractar una producció professional

1. Defineix els teus objectius i necessitats (creatives i tècniques)
2. Sol·licita assessorament tècnic des de la fase inicial
3. Compara propostes que incloguin plànols i memòria tècnica
4. Consulta referències i treballs anteriors
5. Assegura’t que el proveïdor té equips propis o validats
6. Pregunta per assegurances, normatives i protocols
7. Estableix una línia directa de coordinació durant tot el procés

L’esdeveniment comença abans que comenci

Un esdeveniment no s’improvisa. Comença al paper, es concreta al calendari, pren forma als plànols, es materialitza amb cables i estructures, i es converteix en experiència gràcies a una producció ben executada.

Entendre les fases de producció —i la importància crítica de la producció tècnica— permet prendre millors decisions, evitar sorpreses i oferir un esdeveniment que no només funcioni, sinó que impacti i emocioni.

Ja siguis una agència creativa, una empresa que organitza el seu propi esdeveniment, un promotor cultural o una parella planificant el seu casament, envoltar-te d’un equip de producció professional és el primer pas cap a l’èxit.